Datenschutz · Awareness
Dateiablagen – bequem, aber auch ein Risiko!
Gemeinsame Laufwerke erleichtern die Zusammenarbeit im Büroalltag. Wer nicht regelmäßig prüft, wer dort worauf Zugriff hat, riskiert eine der häufigsten Ursachen für Datenpannen.
„Leg mir das doch bitte auf Laufwerk XY!“ – diesen Satz hört man im Büroalltag ständig. Gemeinsame Dateiablagen sind aus der Zusammenarbeit nicht wegzudenken. Gleichzeitig bergen sie Risiken, die im Alltag leicht übersehen werden: Ohne regelmäßige Kontrolle der Zugriffsberechtigungen sammeln sich dort über die Zeit Zugriffsrechte an, die niemand mehr braucht — und niemand mehr im Blick hat.
Viele haben Zugriff auf dieselben Daten
Ob Austauschverzeichnis, gemeinsames Laufwerk oder Dateiablage – die Bezeichnung variiert, gemeint ist immer derselbe zentrale Speicherort, auf den mehrere Personen zugreifen können. Teilweise gilt der Zugriff sogar für alle Beschäftigten, etwa bei Verzeichnissen mit Telefonlisten oder allgemeinen Informationen. Gerade diese breite Zugänglichkeit macht solche Laufwerke anfällig für Datenschutzprobleme.
Meist tragen gemeinsame Laufwerke schlichte Namen wie „Laufwerk Z“ oder „Laufwerk A“. Für die Technik mag das genügen, für Beschäftigte sagt der Name allerdings wenig aus: Welche Daten liegen dort? Wer darf sie lesen oder ändern – und wer eigentlich nicht? Wer schon lange dabei ist, kennt die internen Regeln oft aus Erfahrung. Für neue Kolleginnen und Kollegen dagegen bleiben sie häufig undurchsichtig. Genau hier beginnt das Risiko.
Ein häufiger Ausgangspunkt für Datenpannen
Datenschutzaufsichtsbehörden berichten immer wieder, dass auffällig viele Datenpannen mit gemeinsamen Dateiablagen zusammenhängen. Die Gründe sind meist banal: Für ein Projekt wird ein Laufwerk eingerichtet, nur die Projektbeteiligten erhalten Zugriff. Das Projekt endet – doch das Laufwerk bleibt bestehen. Später nutzt ein anderes Team dasselbe Laufwerk, ohne dass die alten Daten gelöscht wurden. Plötzlich haben unbeteiligte Personen Zugriff auf Informationen, die sie gar nicht benötigen. Das ist ein klarer Datenschutzverstoß — und im Ernstfall auch der Ausgangspunkt für eine meldepflichtige Datenpanne.
So prüfen Sie die Zugriffsberechtigungen selbst
Wenn Sie mit einem neuen Laufwerk arbeiten, lohnt sich ein kurzer Blick auf die Berechtigungen. Bei den meisten Versionen von Microsoft Windows lassen sich die Berechtigungen für ein Verzeichnis (einen „Ordner“) wie folgt überprüfen:
1️⃣ Öffnen Sie den Datei-Explorer.
2️⃣ Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner.
3️⃣ Wählen Sie Eigenschaften aus.
4️⃣ Öffnen Sie den Reiter Sicherheit.
5️⃣ Prüfen Sie, welche Gruppen oder Personen Zugriff haben. Markieren Sie einen Eintrag, um zu sehen, welche Rechte erlaubt oder verweigert sind.
Kommen Sie damit nicht weiter, sprechen Sie Ihre IT-Abteilung an. Besser einmal zu viel gefragt als eine Datenpanne verursacht.
Halten Sie sich auch selbst an die Spielregeln
Viele Unternehmen haben klare Vorgaben für den Umgang mit Dateiablagen – ihr Nutzen hängt aber davon ab, ob sich auch alle daran halten. Häufig gilt: Wer Dateien einstellt, ist auch für das rechtzeitige Löschen verantwortlich, sobald die Daten nicht mehr gebraucht werden. Das funktioniert nur, wenn alle mitdenken und mitarbeiten. Prüft die IT regelmäßig, welche Dateien seit Langem ungenutzt sind, ist das kein Ärgernis, sondern eine gute Gelegenheit, selbst wieder aufzuräumen.
Gemeinsame Laufwerke sind praktisch – aber nur sicher, wenn Zugriff und Inhalte regelmäßig kontrolliert werden. Ein kurzer Blick in die Berechtigungen kostet wenig Zeit und verhindert genau die Art von Datenpanne, die Datenschutzaufsichts-behörden am häufigsten registrieren.
Zugriffsberechtigungen im Unternehmen im Griff?
Ich unterstütze Sie dabei, Berechtigungskonzepte für gemeinsame Ablagen zu prüfen und datenschutzkonform aufzusetzen.