Datenschutz · Awareness
Was beim Löschen von Daten zu beachten ist
Das Recht auf Löschung gehört zu den wichtigsten Datenschutzrechten. Trotzdem zeigt die Praxis: Die Löschung personenbezogener Daten passiert oft zu spät, falsch oder gar nicht.
Wer personenbezogene Daten nicht mehr benötigt, muss sie grundsätzlich löschen. So einfach das klingt: In der Praxis ist die Löschung personenbezogener Daten komplizierter, als viele denken. Eine gemeinsame Prüfaktion der Datenschutzaufsichtsbehörden hat deutlich gemacht, wo die typischen Probleme liegen — und was Sie im Arbeitsalltag konkret beachten sollten.
Löschen ist wichtig – aber nicht immer einfach
Neben der Pflicht zum Löschen kann es auch eine Pflicht zur Aufbewahrung geben. Typische Beispiele sind Rechnungen oder steuerrelevante Unterlagen, die selbst nach der Zahlung noch mehrere Jahre gespeichert bleiben müssen. Ein Blick in Art. 17 DSGVO („Recht auf Vergessenwerden“) zeigt: Es gibt zahlreiche Gründe, warum Daten nicht sofort nach Zweckerfüllung gelöscht werden dürfen oder müssen. Genau das führt im Arbeitsalltag häufig zu Unsicherheit: Muss ich jetzt schon löschen? Darf ich überhaupt löschen? Und wie lösche ich richtig?
Eine Prüfaktion zeigt typische Schwachstellen
Datenschutzaufsichtsbehörden in vielen EU-Staaten haben untersucht, wo es bei der Umsetzung des Löschrechts hakt. Auch in Deutschland zeigten sich immer wieder dieselben Problemstellen: Es fehlen klare interne Regeln, wann und wie gelöscht wird. Beschäftigte kennen diese Regeln oft nicht oder nur unvollständig. Unsicherheiten bestehen bei Aufbewahrungsfristen und Ausnahmen von der Löschpflicht. Und Schulungen zum Thema Löschen finden zu selten oder gar nicht statt.
Wenn Sie beim Lesen denken „Ja, das kenne ich“ — behalten Sie diesen Eindruck nicht für sich. Fragen Sie nach. Häufig existieren im Unternehmen bereits Prozesse, nur sind sie nicht allen bekannt. Das gilt übrigens nicht nur für Papier und Datenbanken: Auch auf gemeinsamen Laufwerken und Dateiablagen sammeln sich über Jahre Daten an, die längst hätten gelöscht werden müssen.
Zwei typische Fehler bei der Löschung personenbezogener Daten
✗ Zu früh gelöscht: Daten werden entfernt, obwohl eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht noch besteht.
✗ Technisch nicht sicher gelöscht: Die normale Löschfunktion von Windows oder einer Anwendung gibt oft nur den Speicherplatz frei — die Daten bleiben mit Spezialsoftware wiederherstellbar.
Für sensible personenbezogene Daten braucht es daher geeignete, sichere Löschverfahren oder -programme, die eine Wiederherstellung tatsächlich ausschließen — reines „In den Papierkorb verschieben“ genügt nicht.
Richtig löschen: eine Aufgabe für alle
Damit Datenschutz im Alltag funktioniert, müssen alle im Unternehmen wissen, welche Daten sie löschen dürfen, wann gelöscht werden soll und wie gelöscht werden muss. Andernfalls passieren genau die typischen Fehler: Daten werden zu früh gelöscht, obwohl sie noch aufbewahrt werden müssten. Es wird zwar gelöscht, aber technisch nicht sicher — die Daten bleiben wiederherstellbar. Oder Daten bleiben aus Unsicherheit einfach dauerhaft gespeichert.
Richtig löschen heißt: rechtzeitig, begründet und technisch sicher. Haben Sie Fragen zur Löschung personenbezogener Daten? Zögern Sie nicht und stellen Sie sie — Nachfragen ist dabei kein Fehler, sondern ein wichtiger Beitrag zum Datenschutz.
Unsicher bei Löschfristen und Löschverfahren?
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