Von der Bestandsaufnahme zur Auswahl

Teil 1 der Reihe hat beschrieben, wie sich Abhängigkeiten von Cloud-Diensten sichtbar machen und bewerten lassen. Wer diese Bestandsaufnahme gemacht hat und einzelne Dienste ersetzen möchte, steht vor der nächsten Frage: Nach welchen Maßstäben wird eine Alternative ausgewählt?

Die naheliegende Antwort lautet: Die neue Lösung soll alles können, was die bisherige konnte. Diese Erwartung führt in der Praxis selten zum Ziel. Integrierte Plattformen wie Microsoft 365 bieten einen sehr großen Funktionsumfang, von dem in den meisten Unternehmen nur ein Teil tatsächlich genutzt wird. Maßstab für die Auswahl sind deshalb die eigenen Geschäftsprozesse, nicht die Funktionsliste des bisherigen Produkts.

Kriterien für die Auswahl

Bewährt hat sich ein Kriterienraster, das vor dem ersten Produkttest festgelegt und dokumentiert wird. Es macht die Entscheidung nachvollziehbar und verhindert, dass sie allein vom ersten Eindruck abhängt.

Hinzu kommen die bekannten wirtschaftlichen Kriterien: Betriebs- und Verwaltungsaufwand, verfügbare Unterstützung und die Kosten über mehrere Jahre, nicht nur im ersten Vertragsjahr. Bei quelloffener Software ist zusätzlich zu prüfen, ob es eine aktive Entwicklergemeinschaft gibt. Offener Quellcode kann unabhängig geprüft werden, ersetzt aber keine eigene Bewertung der Sicherheit und der langfristigen Pflege.

Rechtsrahmen: Der Data Act erleichtert den Wechsel

Seit dem 12. September 2025 gilt die europäische Datenverordnung (Data Act). Ihr Kapitel VI verpflichtet Anbieter von Cloud-Diensten, Hindernisse für einen Wechsel zu einem anderen Anbieter abzubauen und Mindestanforderungen an die Interoperabilität zu erfüllen. Bis zum 12. Januar 2027 dürfen Anbieter für einen Wechsel und die Datenausleitung noch die dabei entstehenden Kosten berechnen; ab diesem Tag entfallen Wechselentgelte vollständig.

Für die Auswahl bedeutet das: Die Exportierbarkeit von Daten ist nicht nur eine technische Eigenschaft, sondern zunehmend ein vertraglich einforderbares Recht. Bei neuen Verträgen lohnt ein Blick auf die Regelungen zu Kündigungsfristen, Datenrückgabe und Übergangszeiträumen.

Praxisbericht: Auswahl bei der eigenen Umstellung

Bei der Umstellung der TBCS IT GmbH war das ausschlaggebende Kriterium die Bedienbarkeit im Sinne eines funktionalen Designs: Anwendungen, die die Anforderungen klar erfüllen, ohne mit zusätzlichen Funktionen abzulenken. Im Ergebnis brachte die Reduktion auf das Notwendige spürbar mehr Übersicht und kürzere Antwortzeiten im Arbeitsalltag.

Daneben galten feste Anforderungen: Nutzung im Browser und auf mobilen Geräten, Zugriff auch von außerhalb des Büros, ein dem Stand der Technik entsprechendes Sicherheitsniveau sowie aktive Pflege mit regelmäßigen Sicherheitsupdates. Bevorzugt wurden quelloffene Lösungen mit aktiver Entwicklergemeinschaft.

Ein Kriterium kam erst im Lauf des Projekts hinzu: die Offenheit der Schnittstellen. Anwendungen, die sich miteinander verbinden lassen, erlauben es, Daten zusammenzuführen, auszuwerten und in eigenen Übersichten darzustellen. Damit ließ sich das interne Berichtswesen neu aufbauen. Auch eigene, intern betriebene Erweiterungen sind auf dieser Grundlage mit vertretbarem Aufwand möglich.

Was verworfen wurde

Nicht jede Alternative hat den Praxistest bestanden. Besonders schwierig war die Suche nach einem Ticketsystem, das offen, anpassbar und zugleich nicht zu komplex ist. Eine geprüfte Lösung überzeugte in vielen Punkten, erfüllte aber eine Kernfunktion nicht: die Abrechnung von Leistungen nach Zeitaufwand. Weil diese Funktion unmittelbar den Geschäftszweck betrifft, wurde die Lösung verworfen.

Die Lehre daraus: Kernfunktionen gehören vor dem Test auf eine Liste von Ausschlusskriterien. Eine Lösung, die eine davon nicht erfüllt, scheidet aus, auch wenn sie im Übrigen überzeugt.

Was bewusst aufgegeben wurde

Ein Wechsel ist auch eine Gelegenheit, Abläufe zu entflechten. Die Telefonie war zuvor in die Kollaborationsplattform integriert. Sie wurde bewusst wieder von den Videokonferenzen getrennt und läuft heute über einen eigenständigen Weg. Telefonie ist im Zeitalter von Smartphones kein Merkmal mehr, das vorausgesetzt wird, für bestimmte Anlässe aber weiterhin unverzichtbar, und sie sollte im Notfall unabhängig von anderen Diensten funktionieren.

Aufgegeben wurde außerdem Funktionsvielfalt, die für die eigenen Prozesse nicht erforderlich war. An ihre Stelle trat eine kleine Zahl von Anwendungen, die über offene Schnittstellen zusammenarbeiten. Für das Geschäft wichtige Funktionen sind dabei nicht verloren gegangen.

Am meisten Umgewöhnung verlangte das E-Mail-Programm. Wer über viele Jahre mit Outlook gearbeitet hat, braucht für den Umstieg auf ein anderes Programm Zeit. Diese Gewöhnungsphase sollte eingeplant und nicht unterschätzt werden.

Workflows neu denken: Akzeptanz vor Technik

Ein Umstieg scheitert selten an der Software, sondern an unveränderten Arbeitsabläufen und an fehlender Akzeptanz. Bevor Produkte verglichen werden, sollte deshalb feststehen, welche Anwendungen im Unternehmen nicht wegzudenken sind, welche Vorlieben die Nutzerinnen und Nutzer haben und worauf diese beruhen: auf Gewohnheit oder auf einer Verknüpfung mit anderen Geschäftsprozessen. Eine kurze interne Umfrage oder Interviews in den Abteilungen schaffen hier Klarheit.

Ein Beispiel: Werden in der Textverarbeitung umfangreiche Makros genutzt, besteht dort eine hohe Abhängigkeit. Mit diesem Baustein sollte ein Wechsel nicht beginnen. Wo die Abhängigkeit gering ist, lässt sich schneller wechseln und Erfahrung sammeln.

Auch der Zeitpunkt gehört zur Auswahl. Saisonale Spitzen, Jahresabschluss, Abrechnungsläufe und vertragliche Fristen sind ungeeignete Zeitfenster. Ist kein ruhiger Zeitraum in Sicht, kann ein Wechsel in einzelnen Bausteinen erfolgen. Ein Stichtag zum Jahreswechsel ist dagegen eher Kosmetik: Entscheidend ist, dass die neue Lösung im Alltag zuverlässig funktioniert.

Wichtig ist schließlich, dass das Vorhaben von der Geschäftsleitung über die Abteilungsleitungen bis zu allen Beschäftigten getragen wird. Eine externe Begleitung kann helfen, Abhängigkeiten und Gewohnheiten in kurzer Zeit systematisch zu erfassen.

Fragen vor jedem Wechsel

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Ziel ist nicht der Wechsel um jeden Preis. Ob ein Unternehmen beim bisherigen Anbieter bleibt, einzelne Dienste ersetzt oder vollständig umstellt, hängt vom Einzelfall ab. Entscheidend ist, dass die Auswahl nach festgelegten Kriterien erfolgt und die Arbeitsabläufe von Anfang an mitgedacht werden.

Teil 3 der Reihe erscheint am 10. November 2026 und behandelt die Umsetzung: wie sich Alternativen risikoarm erproben lassen, wie Parallelbetrieb und Umstellung gelingen und wann aus Tests eine Entscheidung werden muss. Zum ersten Teil: Abhängigkeiten identifizieren, Risiken abwägen.