Von der Auswahl zur Umsetzung

Teil 1 der Reihe hat beschrieben, wie sich Abhängigkeiten von Cloud-Diensten sichtbar machen lassen, Teil 2, nach welchen Kriterien Alternativen ausgewählt werden. Der abschließende Teil widmet sich der Umsetzung: dem Weg vom Test in den Echtbetrieb, den Dingen, die länger dauern als geplant, und dem Zeitpunkt, an dem aus Ausprobieren eine Entscheidung werden muss.

Wie lange eine Umstellung dauert

Die TBCS IT GmbH hat ihre eigene Umstellung von Microsoft 365 auf selbst betriebene Lösungen in sechs bis acht Monaten weitgehend abgeschlossen. Die Umstellung lief neben dem Tagesgeschäft. Wer sie als eigenständiges Projekt mit festem Zeitplan und eigenen Ressourcen aufsetzt, kommt deutlich schneller ans Ziel.

Zur Dauer trug bei, dass nicht für jeden Baustein die Nachfolgelösung von Anfang an feststand. Werkzeuge wurden während der laufenden Umstellung getestet und verglichen. Ein Parallelbetrieb von alten und neuen Systemen war in dieser Phase unvermeidlich.

Parallelbetrieb und Stichtag

Ein Parallelbetrieb gibt Sicherheit, verleitet aber dazu, im Zweifel doch wieder das gewohnte Programm zu öffnen. Menschen brauchen unterschiedlich lange, um sich auf neue Werkzeuge einzustellen. Das ist normal. Trotzdem muss der Parallelbetrieb für jeden Baustein ein Ende haben, sonst werden dauerhaft zwei Systeme gepflegt und die Datenbestände laufen auseinander.

Bewährt hat sich ein Stufenplan: Die Umstellung wird früh und zunächst locker angekündigt, damit alle Zeit haben, ihre Daten aufzuräumen. Die Erinnerungen werden danach verbindlicher. Am Ende steht ein fester Stichtag, etwa: „Ab Montag sind die alten Ordner abgeschaltet; was bis dahin nicht übertragen ist, wird gelöscht.“ Diese Mischung aus Geduld und Verbindlichkeit lässt sich als liebevolle Konsequenz beschreiben.

Ebenso wichtig ist die Bereitschaft, Pläne anzupassen. Der ursprünglich für Oktober vorgesehene Stichtag ließ sich bei der TBCS IT GmbH nicht halten: Die E-Mail-Postfächer werden erst umgestellt, wenn die Abläufe hinter den einzelnen Postfächern neu aufgebaut sind. Einige wenige Postfächer laufen deshalb noch beim bisherigen Anbieter. Bewusst geöffnet bleibt außerdem ein Kommunikationskanal, den viele Kunden nutzen; intern ist er bereits durch eine andere Lösung ersetzt. Ungeplantes sollte nicht übergangen, sondern angesehen und bei Bedarf neu eingeplant werden.

Der Umzug der Daten

Die Altdaten sind übertragen. Historische Bestände wurden entsprechend den Aufbewahrungsfristen archiviert, zum Teil in Systemen ohne Verbindung zum laufenden Betrieb. Nicht mehr benötigte Daten wurden gelöscht. Datenbestand und Verwaltungsaufwand sind dadurch deutlich kleiner geworden. Eine Umstellung ist damit zugleich ein guter Anlass, den Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO umzusetzen.

Unterschätzt wurde, wie aufwendig es ist, Daten vollständig und in lesbaren Formaten aus der Cloud herauszuholen. Sicherungslösungen helfen dabei nur eingeschränkt: Manche können gesicherte Inhalte ausschließlich in dieselbe Cloud-Umgebung zurückspielen. Das wirkt sich auf Archive und Datensicherungen aus und sollte vor einer Kündigung geprüft sein. Der Weg heraus erfordert Recherche und Zeit.

Ehrliche Bilanz

Microsoft 365 macht es leicht, schnell Strukturen aufzubauen und Daten zu verarbeiten. Ein vollständiger Rückzug, besonders bei intensiver Nutzung von E-Mail, Kommunikation und Telefonie, ist deshalb nicht zu unterschätzen. Hilfreich ist der Austausch mit Unternehmen, die diesen Weg bereits gegangen sind; ohne diese Erfahrung wird der Wechsel häufig teurer als geplant.

Im Alltag überzeugen die neuen Werkzeuge mit vielen durchdachten Funktionen. Gleichzeitig gilt: Eigene Systeme kosten Geld für Hardware, Wartung und Pflege, und es muss klar geregelt sein, wer sie betreut.

Die Motivation entscheidet

Vor jeder Umstellung steht die Frage nach dem Ziel: Soll es nur weg von einem großen Anbieter hin zu einem anderen gehen, oder sollen eigene Systeme betrieben werden? Wer den vollen Schritt in die digitale Souveränität geht, übernimmt Verantwortung, die bisher beim Anbieter lag.

Digitale Souveränität wird meist mit ihren Vorteilen beschrieben, und diese sind real. Seltener wird erwähnt, dass sie erheblichen Mehraufwand bedeutet. Es braucht eigenes Wissen und klare Pläne: Wer spielt Sicherheitsupdates ein, wer hält die Systeme am Laufen, wer analysiert Bedrohungen und reagiert auf Vorfälle? Das Schutzniveau großer Anbieter ist erreichbar, muss aber selbst aufgebaut und auf die eigene Umgebung zugeschnitten werden. Gerade bei der aktuell angespannten Bedrohungslage ist dafür Augenmaß in der Informationssicherheit gefragt.

Geld sollte nicht der erste Beweggrund sein, auch wenn sich ein Wechsel am Ende häufig rechnet. Entscheidend sind Funktionalität, Sicherheit und die Unabhängigkeit von Zugriffen aus Drittländern.

Vor und während der Umstellung

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Ausprobieren ist wichtig. Entscheidend ist aber, irgendwann zu entscheiden. Wer sich Zeit lässt, flexibel bleibt und zugleich einen klaren Endpunkt setzt, kommt ans Ziel. Ob ein Unternehmen beim bisherigen Anbieter bleibt, einzelne Dienste ersetzt oder vollständig umstellt, bleibt eine Einzelfallentscheidung.

Die Reihe im Überblick: Teil 1 – Abhängigkeiten identifizieren, Risiken abwägen · Teil 2 – Alternativen finden, Workflows neu denken. Die nächste Ausgabe am 24. November 2026 behandelt den datenschutzkonformen Betrieb lokaler KI.

Für Fragen und Anregungen zur Reihe ist Torben Bues auch auf LinkedIn erreichbar.