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Kennen Sie Ihre Abhängigkeiten?
Die Sicherstellung des Geschäftsbetriebs in Krisensituationen ist für Unternehmen essenziell. Ein gut durchdachtes Business Continuity Management (BCM) nach ISO 22301 hilft, den Fortbestand von Organisationen zu gewährleisten, selbst wenn unerwartete Ereignisse eintreten. Ein oft übersehenes Risiko innerhalb dieses Rahmens ist die Abhängigkeit von einzelnen Schlüsselpersonen. Diese Abhängigkeit kann gravierende Folgen haben, wenn kritische Mitarbeiter plötzlich nicht mehr verfügbar sind – sei es durch Krankheit, Kündigung oder andere unvorhergesehene Umstände. Im Folgenden beleuchten wir, wie Unternehmen diese Abhängigkeit minimieren und ein widerstandsfähiges BCM aufbauen können.
Die Bedeutung der ISO 22301 für das BCM
Die ISO 22301 ist der internationale Standard für Business Continuity Management Systeme (BCMS). Sie legt Richtlinien und Anforderungen fest, um die Fähigkeit eines Unternehmens zu gewährleisten, im Falle von Störungen angemessen zu reagieren und den Geschäftsbetrieb schnell wiederherzustellen. Der Standard fokussiert auf präventive Maßnahmen und Reaktionspläne, die potenzielle Risiken minimieren und den Betrieb schützen.
Eine besondere Herausforderung bei der Implementierung eines BCMs ist die Abhängigkeit von wenigen Einzelpersonen. Der Verlust oder die Nichtverfügbarkeit dieser Schlüsselpersonen kann den gesamten Prozess der Krisenbewältigung erheblich behindern.
Risiken der Abhängigkeit von Einzelpersonen
Ein Unternehmen, das stark auf das Wissen oder die Erfahrung einzelner Mitarbeiter setzt, ist im Krisenfall besonders verwundbar. Folgende Risiken können auftreten:
- Verlust von entscheidendem Fachwissen: Einzelpersonen verfügen oft über spezielles Wissen, das für den Betrieb oder für die Aufrechterhaltung bestimmter Prozesse unverzichtbar ist. Der plötzliche Wegfall dieser Personen kann zu Wissenslücken und Verzögerungen führen.
- Verzögerungen in der Entscheidungsfindung: In Krisensituationen müssen oft schnelle Entscheidungen getroffen werden. Wenn diese Entscheidungen von einer einzigen Person abhängig sind, kann die Handlungsfähigkeit eingeschränkt werden.
- Eingeschränkte Handlungsfähigkeit bei Abwesenheit: Wenn nur eine Schlüsselperson weiß, wie bestimmte Systeme oder Prozesse funktionieren, kann das Unternehmen bei deren Ausfall keine angemessenen Maßnahmen ergreifen.
Strategien zur Verringerung der Abhängigkeit
Um die Abhängigkeit von Einzelpersonen zu reduzieren und das BCM robuster zu gestalten, können Unternehmen eine Reihe von Maßnahmen ergreifen:
1. Wissensmanagement und Dokumentation
Das Wissen einzelner Personen sollte nicht ausschließlich in deren Köpfen bleiben, sondern in einer strukturierten und zugänglichen Form dokumentiert werden. Eine umfassende Wissensdatenbank, die alle kritischen Prozesse, Kontakte und Protokolle enthält, ermöglicht es anderen Mitarbeitern, im Notfall schnell auf notwendige Informationen zuzugreifen.
Anbieterin für das Thema Wissensmanagement ist zum Beispiel das ADM-Institut aus Paderborn.
2. Cross-Training und Team-Ansätze
Cross-Training – das systematische Schulen mehrerer Mitarbeiter in verschiedenen Schlüsselkompetenzen – ist eine wirksame Methode, um das Risiko zu verringern, dass eine Einzelperson unverzichtbar wird. In einem gut aufgestellten BCM-Team sollte jede kritische Rolle durch mindestens zwei Personen abgedeckt werden, die im Ernstfall einspringen können.
Darüber hinaus sollte das Konzept des Job-Rotationssystems regelmäßig in Betracht gezogen werden. Dies ermöglicht es Mitarbeitern, unterschiedliche Funktionen im Unternehmen kennenzulernen, was zu einem umfassenderen Verständnis der Betriebsabläufe führt.
3. Standardisierung von Prozessen
Je besser Prozesse standardisiert und dokumentiert sind, desto geringer ist die Abhängigkeit von Einzelpersonen. Durch die Einführung klar definierter Workflows und automatisierter Prozesse können Mitarbeiter leichter ausgetauscht werden, ohne dass der Betrieb leidet. Standardisierung hilft auch dabei, Fehler zu vermeiden, die auftreten können, wenn in hektischen Situationen improvisiert wird.
4. Technologische Unterstützung
Der Einsatz moderner Technologie, wie z. B. Automatisierungstools und Business-Continuity-Software, kann ebenfalls dazu beitragen, die Last von Einzelpersonen zu verringern. Diese Systeme unterstützen die Automatisierung bestimmter Prozesse, ermöglichen die zentrale Speicherung von Daten und verbessern die Kommunikation in Krisenzeiten. So wird sichergestellt, dass auch ohne eine bestimmte Person reibungslose Abläufe gewährleistet werden können.
5. Schaffung eines Krisenmanagement-Teams
Ein dediziertes BCM-Team, das sich aus verschiedenen Abteilungen zusammensetzt, verringert die Abhängigkeit von Einzelpersonen. Dieses Team sollte regelmäßig trainiert und auf Krisen vorbereitet werden, um im Ernstfall effizient reagieren zu können. Durch die klare Definition von Verantwortlichkeiten und die Verteilung von Aufgaben wird das Wissen auf mehrere Schultern verteilt.
6. Kontinuierliche Tests und Übungen
Ein weiterer entscheidender Faktor ist das regelmäßige Testen und Üben der Notfallpläne. Durch Simulationen und Szenario-Übungen können Mitarbeiter in einer kontrollierten Umgebung auf den Ernstfall vorbereitet werden. Diese Maßnahmen stellen sicher, dass nicht nur eine einzelne Person, sondern ein gesamtes Team im Krisenfall kompetent agieren kann.
Fazit
Die Verringerung der Abhängigkeit von Einzelpersonen ist ein essenzieller Schritt bei der Implementierung eines robusten BCM gemäß ISO 22301. Durch Wissensmanagement, Cross-Training, Standardisierung und den Einsatz moderner Technologien können Unternehmen sicherstellen, dass sie in Krisensituationen widerstandsfähig und handlungsfähig bleiben. Dabei geht es nicht nur darum, Notfallpläne zu entwickeln, sondern sicherzustellen, dass das Wissen und die Fähigkeiten auf viele Schultern verteilt werden.
Im Sinne der Business Continuity sollten Unternehmen die Abhängigkeit von Schlüsselpersonen nicht als gegeben hinnehmen, sondern proaktiv Maßnahmen ergreifen, um ihr Wissen zu verteilen und ein Team von Spezialisten aufzubauen, das in jeder Situation schnell und effektiv reagieren kann.
Haben Sie Fragen zum Thema Business Continuity?
Bei Rückfragen oder für weiterführende Informationen stehe ich Ihnen als zertifizierter Business Continuity Manager gerne zur Verfügung. Ich freue mich auf Ihre Nachricht und unterstütze Sie gerne bei der Umsetzung eines robusten BCM gemäß ISO 22301!